Au sein d’une entreprise, peu importe le secteur d’activité, remplir des dossiers pour répondre à certaines formalités peut arriver à tout moment. En réalité, soigner la présentation de chacun de ces documents s’impose pour éviter les pertes de temps. La solution, c’est d’imprimer les fichiers avec un système de reliure qui existe aujourd’hui en plusieurs types : agrafée, collée … Désormais, la reliure notariale ou aussi « scellée » s’avère la plus sécurisé. En effet, elle s’adapte à tous les besoins professionnels et offre divers avantages.
La reliure notariale : c’est quoi ?
De nombreuses entreprises ont recours à cette reliure afin de mieux sécuriser des documents comme les contrats, les statuts, les dossiers marché de projets architecturaux, etc. L’utilisation d’anneaux plastiques ou métalliques est plutôt réservée aux mémoires, livres et annuaires.
Qu’en est-il de la reliure notariale ? Elle se compose en réalité d’un scellé sur un ensemble de documents imprimés. Elle dispose d’une perforation similaire à celle des assemblages traditionnels. Au début, seuls les notaires pouvaient les employer. Mais désormais, les professionnels de différents secteurs peuvent proposer ce service à leurs clients.
La reliure notariale se reconnaît facilement par son ruban bleu transparent. Il se colle ainsi recto verso sur la dernière page de couverture du dossier.
Quelles sont les particularités de la reliure notariale ?
Comme particularité, inutile de parapher toutes les pages. Les contractants apposent leur signature et leur cachet de société uniquement sur la dernière page de couverture des dossiers.
Cette solution garantit la confidentialité des archives. En plus, son utilisation rend vos documents infalsifiables. Il faudrait détruire la reliure pour ajouter ou remplacer des pages à votre dossier, ce qui rendrait caduque l’inviolabilité du document.
Comment se passe la reliure notariale ?
Des experts en imprimerie disposent déjà des équipements nécessaires et utilisent les bonnes techniques pour relier des dossiers. Ils emploient un matériel qui offre la possibilité d’obtenir des documents inviolables après l’impression. Grâce à cet appareil, suite à l’assemblage, tous les documents sont protégés des fraudes.
Les niveaux de sécurité
La machine se base sur 4 niveaux de sécurité durant le brochage. C’est ainsi qu’il devient difficile de remplacer ou d’ajouter des pages.
- Sur le niveau 1 se situe le scellé non arrachable. La mention « Fraude » figure sur le scellé lui-même ainsi que sur le document.
- Sur le niveau 2 se trouve le révélateur de tentative de décollement. Dans le cas où il y a une chauffe, le scellé passe de la couleur bleu à la couleur noire.
- Sur le niveau 3, vous pouvez voir le scellé non reproductible. Un texte qui mentionne « bande de contrôle d’intégrité » d’une couleur rouge ou bleue apparaît. Il est invisible à l’œil nu et nécessite l’utilisation d’une lampe UV. Notons que cela est indispensable pour garantir l’originalité du scellé.
- Sur le niveau 4, il y a la numérotation séquentielle. Elle s’affiche sur la face avant. Cependant, chaque scellée doit toujours contenir un numéro d’identifiant unique.
Déjà certifiée par la législation, cette alternative vous aide alors à conserver des documents officiels comme les contrats, les actes notariés et même les permis de construire.
Le principe de fonctionnement
En tout premier lieu, l’appareil perfore tous les documents imprimés. La perforation consiste à obtenir 2 trous et une fente. Les trous serviront à relier, à l’aide de rivets métalliques ou de vis en laitons pour attacher les pages imprimées.
La fente facilitera le glissement d’un ruban qui dispose à ces deux extrémités d’une bande autocollante bleue à colle définitive. Le ruban sera alors collé sur la dernière page qui servira de page de signature.
Pour quelle raison faut-il choisir la reliure notariale ?
Comme n’importe quel procédé, la reliure notariale offre effectivement plusieurs avantages:
Pour améliorer la présentation des dossiers
La principale raison qui pousse les entreprises à opter pour cette option, c’est qu’elle aide à mieux présenter les documents. Grâce à la reliure notariale, toutes vos archives auront une esthétique parfaite. En toutes circonstances, vous profiterez alors d’une présentation innovante.
L’un des atouts de la reliure notariale est de pouvoir rassembler un grand nombre de pages (500 feuilles). Au-delà, une deuxième reliure est conseillée pour rendre plus facilement consultables les documents ainsi constitués.
Pour optimiser la confidentialité et la sécurité des documents
Toutefois, au sein d’une société, certains dossiers doivent probablement être protégés. C’est par exemple le cas du plan d’action d’une entreprise, du dossier d’immatriculation ou des actes. Personne ne doit y accéder. Malgré l’utilisation d’un coffre-fort ou d’un autre dispositif de sécurité, favoriser la confidentialité des pages à la source s’avère nécessaire. La reliure notariale figure comme la première option. À vrai dire, elle assure fiabilité et inaltérabilité.
Pour limiter les pertes de temps
En comparaison des autres techniques, la reliure notaire évite de parapher toutes les pages d’un dossier. Pour authentifier un livre 100 pages, vous pouvez effectuer dans l’ensemble la signature, une seule fois.
Une solution convenable à toutes les exigences
Un autre atout de cette solution, c’est qu’elle s’adapte aussi à n’importe quelle exigence en termes de sécurité, de design ou autres. Tous les métiers peuvent en profiter : avocats, huissiers, agents immobiliers, entrepreneurs en BTP, etc. Dès que vous nécessitez une conservation de documents confidentiels, son usage vous sera donc d’une grande aide.
Étant également un type de reliure tous formats, elle aide à mieux protéger tout type de dossier pour un coût très faible.
La reliure notarial est donc, la solution idéale pour la constitution de dossier marché de projets architecturaux car il est possible d’y intégrer de grands plans d’architecte (par exemple des plans au format A0) nécessitant un savoir-faire pour qu’ils puissent être consultable (visible et lisible) en les ouvrant et repliant après utilisation pour archivage par exemple.
