Connue aussi comme GED, la Gestion Électronique de Documents présente les stratégies utilisées pour gérer chaque document qui entre et sort au sein d’un organisme. Elle permet de numériser, d’indexer et d’archiver des documents sur un serveur dédié pour les consulter ou les modifier ultérieurement. Désormais, cette technique s’emploie même afin de diminuer l’usage du papier. C’est une solution pour les entreprises qui participent au concept « zéro papier ». Cela facilite aussi le télétravail car les documents sont accessibles via un site internet sécurisé.
Pour maîtriser la GED, la connaissance du sujet s’impose. Cet article vous éclaircira sur le principe de fonctionnement et l’importance de ce procédé.
La GED : en quoi consiste-elle ?
Au sein d’une organisation, ce procédé informatique peut s’utiliser pour chaque besoin.
Pour la gestion des documents papier (transformés en électroniques)
Appelée en anglais « Electronic Document Management » ou EDM, la GED simplifie la gestion documentaire d’une entreprise. Cette dernière s’implique pour contrôler le cycle de vie des dossiers et pour les transmettre à l’extérieur.
L’élaboration d’un meilleur système de management documentaire s’avère aussi primordiale pour garantir le bon fonctionnement d’une société. Elle peut se baser sur le logiciel de gestion électronique.
Pour la gestion des documents déjà électroniques
Peu importe le secteur d’activité et le type de l’entreprise, la numérisation des documents papier devient une tendance. Pourtant, administrer les dossiers électroniques requiert des connaissances particulières. À cause des risques encourus avec la digitalisation, cette tâche demande une parfaite organisation des fichiers, un système de protection, une sauvegarde des données, etc.
La mise en place d’un procédé de gestion électronique de documents facilite cette mission et garantit une valeur juridique à la société.
Rechercher des dossiers s’avère plus difficile et plus cher qu’en produire. Ainsi, les solutions GED simplifient la tâche. Elles mettent à la disposition des travailleurs une interface accessible à toute heure. Il leur suffit de se connecter sur un ordinateur ou un Smartphone pour y accéder.
Si besoin, l’interface se relie avec les logiciels métiers de la société. Par exemple, l’expert-comptable peut voir le contenu des factures grâce à un outil de gestion. Cela est surtout bénéfique pour ceux qui effectuent leur travail à la maison.
C’est également essentiel pour la documentation administrative. En effet, le responsable qui s’en occupe doit classer correctement dans son ordinateur les rapports, les audits, les comptes rendus, les statistiques et les décisions prises lors d’une réunion. Pour qu’il ne les confonde pas, un outil de GED lui est accordé.
Les objectifs de la GED
- La gestion électronique des documents s’utilise surtout pour l’administration des dossiers de création. Notons qu’avant de proposer des services, une société passe par l’assemblage de justificatifs pour obtenir l’immatriculation. Selon la loi, elle doit conserver chacun de ces documents.
- Au sein de l’organisme, tous les jours, de nombreux dossiers circulent. Par conséquent, avec le temps, les probabilités de les perdre augmentent. Avec l’emploi d’un outil de GED, ce n’est plus un problème et la constitution de documents indispensables à l’entreprise prend aussi moins de temps.
- Outre cela, la GED est considérée comme une solution d’indexation fiable. Pour se renseigner sur le contenu d’un quelconque fichier dans sa notice bibliographique, cette indexation s’avère très utile. Elle permet en même temps de rendre le dossier visible au public. En réalité, pour une entreprise, c’est une manière de fidéliser les utilisateurs puisqu’ils accèdent à des éléments pertinents rapidement.
- Puisque la présence en ligne s’avère aujourd’hui essentielle, la GED aide une société à gérer le droit d’accès sur sa page. Aussi, elle contribue aux verrouillages.
Les obligations à respecter
Sous prétexte que le logiciel de gestion électronique optimise le contrôle des droits d’accès et l’indexation des fichiers, quelques obligations légales sont à respecter.
Selon la norme NF-Z42-013, l’entreprise doit tout d’abord mettre en place une politique d’archivage. Elle consiste à focaliser l’attention sur les dossiers importants qui sauvegardent les intérêts de l’organisme. Aussi, c’est utile pour se préparer à tout besoin documentaire dans l’avenir.
Pour assurer la sécurité des fichiers, les dirigeants recourent parfois à l’usage des empreintes. Ainsi, ils sont les seuls pouvant accéder aux dossiers vitaux.
Ensuite, la société est dans l’obligation de choisir des formats adaptés. Avant l’archivage, elle s’assure que les dossiers sont lisibles.
La conservation des journaux quotidiens doit s’effectuer avec ces mêmes principes. Seulement, cette fois, l’usage du SAE ou Système d’Archivage électronique s’impose.
Enfin, les fichiers archivés doivent être accessibles en cas d’audit.
Avantages de la gestion électronique des documents
Opter pour des solutions GED apporte plusieurs avantages.
- Cela rend les informations disponibles à tout moment. En cas d’urgence par exemple, les utilisateurs ont la possibilité de regarder les archives sans se déplacer dans le local.
- Ce procédé limite également la diffusion de documents papier qui prend du temps.
- C’est une technique qui évite les encombrements. Tous les fichiers qui concernent la société sont assemblés sur le réseau de l’entreprise. Aussi, leur mise à jour s’effectue en une seule fois.
En plus, la GED sécurise le stockage des données sensibles. L’organisme est plus à l’abri de toute sorte de piratage.
