La GED ou Gestion électronique des documents devient essentielle pour concevoir et centraliser des documents au sein d’une entreprise. Son usage offre un énorme gain de temps pour les personnes qui doivent consulter ces informations. Il permet même de réaliser certaines économies, car avec la dématérialisation des documents papier, la gestion et l’accès aux informations devient plus rapide et offre un coût de stockage très limité.
Cependant, bénéficier des avantages de cet outil implique une préparation en interne et le suivi de quelques étapes. Voici les étapes pour mettre en place une GED.
La conception des documents
La première étape pour mettre en place une GED consiste à déterminer les documents à stocker, les enregistrer et ensuite les archiver dans un espace informatique dédié.
- La création peut provenir de plusieurs sources, dont, notamment, la numérisation de documents papier. Aujourd’hui, les nouvelles technologies aident à extraire les informations (reconnaissance de caractères) sur les dossiers numérisés. Il est aussi possible qu’elle ait lieu à partir de fichiers numériques déjà existants.
- Après la phase de création passe la phase d’enregistrement. Elle a pour but de mettre en place un référencement mis en place d’après les critères de gestion de l’entreprise. Cela implique une codification rationnelle des noms de fichiers … Elle permet également de garantir l’accès aux différents usagers en fonction de leurs droits.
Lors de l’enregistrement, le responsable doit mettre en place une procédure de validation des documents avant leurs accès par les autres usagers. En réalité, peu importe les sources qui composent la gestion des documents, la Gestion électronique des documents doit proposer une version finale consultable par tous les utilisateurs qui sont autorisés à y accéder.
- Au moment du classement des fichiers, le principe consiste à stocker les dossiers dans un espace informatique dédié. Cette mise en ordre se réalise le plus souvent d’une manière automatique avec comme référence, les métadonnées du document concerné. Elle se détermine par ordre alphabétique ou chronologique selon les documents à archiver.
- Une fois classés, les dossiers sont à indexer. Cette étape simplifie leur exploitation. Elle se fait par mots et expressions clés ou par type.
La gestion des fichiers
La gestion concerne toutes les actions effectuées sur les documents après la création. Elle inclut :
- La protection des données : c’est ce qui permet de donner aux personnes concernées l’accès aux documents ;
- L’administration : ce sont les rectifications des métadonnées sur l’attribution des fichiers ;
- La variation des dossiers : cela concerne par exemple les documents qui circulent au sein d’un organisme où il faut mentionner les étapes respectives de l’aboutissement du projet. Parfois, elle concerne le changement du statut d’un fichier ;
- L’évolution des documents qui sont, dans la plupart du temps, ceux qui se développement avec la conservation des versions intermédiaires.
L’archivage des documents
Cette étape joue un rôle primordial pour la conservation des documents. C’est pourquoi elle implique le respect de quelques conditions :
- Le support de stockage doit s’adapter à la taille du dossier traité. Aussi, il doit convenir à la fréquence de consultation et d’utilisation des données ;
- L’organisation du stockage se hiérarchise selon le contenu des dossiers. Est-ce des textes, des vidéos ou autres ? Toutefois, il faut même prendre en compte leurs provenances ;
- Pour la simplification du stockage, il est indispensable de définir une durée d’accès et de conservation pour ne pas surcharger la base de documents.
- Il semble nécessaire, aussi, de garantir une possibilité de supprimer ou bien de modifier les documents et/ou les dossiers.
Le partage des documents
La dernière étape pour mettre en place une GED, c’est la diffusion des documents. Elle se fait généralement sur Internet ou Intranet et aujourd’hui, deux modes de transmission sont à la disposition des utilisateurs :
- Le mode pull : il s’agit d’une mise en accès des fichiers en fonction des droits des usagers. Le plus souvent, même après connexion, ils ont le droit de visualiser les contenus ;
- Le mode push : c’est une option qui aide à distribuer les documents à des destinataires choisis à l’avance dès que le dossier ou les documents sont mis dans le système de GED.
Cette phase s’effectue également selon l’ampleur du projet, les équipements bureautiques employés ainsi que la taille de l’organisme.
Une fois le suivi de toutes ces étapes terminé, vous pouvez démarrer un petit test avec la GED. Le but est de mesurer l’efficacité du système ainsi que son impact sur la gestion des informations de l’entreprise. Si nécessaire, vous pouvez ajuster les contenus dans le document.
Avec l’aide d’une entreprise spécialisée dans ce secteur, il vous sera plus simple de sélectionner l’outil GED adapté à vos besoins. La mise en place des éléments qui composent vos documents ne prendra pas du temps puisque la société va vous accompagner et vous orienter.
